Prawidłowo prowadzona książka obiektu budowlanego jest jednym z najważniejszych elementów dokumentacji technicznej każdego budynku i stanowi podstawę do kontroli bezpieczeństwa, planowania konserwacji oraz spełnienia wymagań, jakie nakłada Prawo budowlane. To właśnie w KOB rejestruje się wszystkie okresowe przeglądy budynków, w tym przegląd roczny, przegląd pięcioletni, kontrole instalacji i naprawy wynikające z usterek technicznych. Dokument pełni kluczową funkcję dowodową podczas kontroli nadzoru budowlanego, odbiorów technicznych oraz postępowań administracyjnych związanych z odpowiedzialnością właściciela. Prowadzenie KOB jest obowiązkowe i wynika bezpośrednio z art. 64 Prawa budowlanego, a jego brak lub nierzetelne prowadzenie może skutkować dotkliwymi karami. Współcześnie coraz częściej stosuje się aplikacje do przeglądów, takie jak eDomki, które pozwalają prowadzić KOB w sposób cyfrowy, automatyzując rejestr dokumentów i przypomnienia o terminach.
Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie KOB?
Za prawidłowe prowadzenie KOB odpowiada właściciel lub zarządca budynku, co oznacza, że to oni muszą zadbać o kompletność dokumentów, ich aktualność oraz sposób przechowywania. To jeden z kluczowych obowiązków właściciela wynikających z ustawy i nie można go przenieść na osoby bez odpowiednich kompetencji, chyba że mówimy o profesjonalnym administratorze, który pełni funkcję zarządczą na podstawie umowy. Wpisy w KOB mogą wykonywać jedynie osoby posiadające wiedzę techniczną i dostęp do dokumentacji przeglądów, protokołów pomiarowych oraz dokumentów dotyczących wykonanych napraw. KOB musi być uzupełniana po każdym wykonanym przeglądzie, w tym po kontrolach instalacji elektrycznej, instalacji gazowej, kominów, instalacji odgromowej, przeglądach części konstrukcyjnych czy kontroli obciążenia budynku. Właściciel odpowiada również za to, aby każdy wpis był czytelny, kompletny i odzwierciedlał faktyczny zakres wykonanych prac.
Jakie informacje muszą znaleźć się w książce obiektu budowlanego?
KOB musi zawierać kompletny rejestr wszystkich zdarzeń związanych z eksploatacją, konserwacją i bezpieczeństwem obiektu. Wpisuje się tam m.in. daty i wyniki: przeglądów rocznych, przeglądów pięcioletnich, kontroli instalacji elektrycznej, pomiarów rezystancji uziemienia, kontroli instalacji gazowej, czyszczenia i kontroli przewodów kominowych, przeglądów dachu, oceny elewacji oraz elementów narażonych na korozję. W KOB uwzględnia się również wszystkie modernizacje i remonty, dane techniczne budynku, informacje o zmianach konstrukcyjnych, montażu nowych instalacji (np. fotowoltaiki) oraz dokumentację dotyczącą napraw usterek wykrytych podczas wcześniejszych kontroli. Każdy protokół musi być dołączony do księgi w formie załącznika, a jego dane muszą być wpisane w odpowiedniej sekcji dokumentu, zgodnie z wymaganiami Prawa budowlanego. Ważnym elementem jest także rejestr awarii i interwencji technicznych.
Jak prawidłowo prowadzić KOB w praktyce?
Prowadzenie KOB wymaga systematyczności, skrupulatności i dokładnego odzwierciedlenia wszystkich kontroli technicznych. W praktyce często pojawiają się błędy polegające na nieregularnych wpisach, pominięciu części protokołów, nieprawidłowym porządkowaniu dokumentów lub zbyt ogólnym opisie wykonanych czynności. Aby KOB spełniała wymagania ustawowe, każdy wpis powinien zawierać: datę wykonania przeglądu, zakres kontroli, dane osoby wykonującej, numer uprawnień, wnioski z kontroli oraz opis zaleceń. Jeżeli protokół zawiera zalecenia naprawcze, w KOB musi znaleźć się również data ich wykonania wraz z dokumentacją potwierdzającą. Ważne jest także przechowywanie KOB w sposób chroniący ją przed zniszczeniem – dokument jest wymagany do końca istnienia budynku. Coraz więcej właścicieli wybiera rozwiązania cyfrowe, takie jak aplikacja eDomki, która pozwala prowadzić książkę elektroniczną, przypomina o przeglądach, przechowuje protokoły oraz automatyzuje powtarzalne czynności administracyjne.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu KOB i ich konsekwencje
Jednym z najczęstszych błędów jest prowadzenie KOB wyłącznie „na papierze” i odkładanie dokumentów luzem, co prowadzi do zagubienia protokołów oraz braku ciągłości rejestru. Bardzo częstym problemem jest brak wpisów z przeglądu rocznego lub przeglądu pięcioletniego, co jest traktowane jako poważne naruszenie obowiązków właściciela. Wiele KOB zawiera również niekompletne dane wykonawców, błędne numery uprawnień lub nieopisane zalecenia techniczne, co uniemożliwia PINB rzetelną ocenę stanu obiektu. Innym problemem jest brak dokumentacji potwierdzającej wykonanie napraw zaleconych w protokołach oraz brak chronologii wpisów. Konsekwencje mogą być poważne: kary administracyjne, nakazy wykonania prac naprawczych, odpowiedzialność cywilna w razie wypadku, a nawet odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Prowadząc KOB w formie cyfrowej, np. za pomocą aplikacji do przeglądów w systemie eDomki, można uniknąć większości tych błędów dzięki automatycznym przypomnieniom i elektronicznemu obiegowi dokumentów.
